每家马来西亚 Sdn Bhd（私人有限公司）必须在注册后 30 天内委任至少一名持牌公司秘书（Licensed Company Secretary）。公司秘书须为 MAICSA 或 MIA 认可成员，并在 SSM 注册。年服务费通常在 RM 1,200–RM 5,000+ 之间，视服务范围而定。违反规定最高罚款 RM 50,000。
许多吉隆坡、新山或槟城的华人董事在注册 Sdn Bhd 后，第一个疑问往往是：
公司秘书是做什么的？为什么法律规定一定要有？
这不只是一个合规手续的问题。公司秘书是每家 Sdn Bhd 运营的法律基础——他们保存法定文件、提交年报、记录股东决议，确保你的公司在 SSM 和法律面前永远"合格"。本指南用中文直接解释公司秘书的职责、费用、如何选择，以及忽视这一要求的后果。
什么是公司秘书？
公司秘书（Company Secretary，简称 CoSec）是根据 2016年《公司法》（Companies Act 2016）第 235 条设立的法定职位。这不是一般意义上的行政秘书，而是专业合规人员。
要成为持牌公司秘书，必须是以下机构的认可会员：
- MAICSA（马来西亚特许秘书及行政人员协会 — Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators）
- MIA（马来西亚会计师协会 — Malaysian Institute of Accountants）
同时，公司秘书必须在 SSM（马来西亚公司委员会）注册，持有有效执照方可执业。普通会计师或律师，即使专业能力再强，若未经 MAICSA 或 MIA 认证，均无权担任公司秘书。
公司秘书的法定职责
公司秘书的职责远不止"保管文件"。以下是每家 Sdn Bhd 公司秘书须履行的核心法定职责：
| 法定职责 | 具体内容 | 法律依据 |
|---|---|---|
| SSM 年度报告（Annual Return） | 每年在公司成立周年日后 30 天内向 SSM 提交年报，确认公司股东、董事等注册资料 | CA 2016 第 68 条 |
| 股东大会（AGM）记录 | 安排和记录年度股东大会决议，保管正式会议记录（Minutes） | CA 2016 第 340 条 |
| 董事会会议记录 | 出席或协助记录董事会决议，保管法定会议记录册 | CA 2016 第 311 条 |
| 董事变更申报 | 新董事委任或离任时，在规定期限内向 SSM 申报变更（通常 14 天内） | CA 2016 第 58 条 |
| 股权变更处理 | 股份转让或新股发行时，更新公司股东名册并提交 SSM 申报 | CA 2016 第 106 条 |
| 法定文件保管 | 保管注册证书、公司章程（Constitution）、股东名册、董事名册等核心法定文件 | CA 2016 第 47 条 |
| 公司信息变更申报 | 注册地址变更、公司名称变更等，须在规定期限内向 SSM 申报 | CA 2016 第 46 条 |
简单来说：公司秘书是你和 SSM 之间的合规桥梁。他们确保每一份法定文件都按时、准确地提交，让你专注于经营，不用担心被 SSM 罚款。
公司秘书 vs 会计师 — 谁负责什么？
很多 Sdn Bhd 的新创办人会把这两个角色混淆。它们各有分工，两者都必要：
| 比较项目 | 公司秘书（CoSec） | 会计师 / 审计师 |
|---|---|---|
| 主要职责 | SSM 合规、法定文件、会议记录 | 财务账目、年度审计、税务申报 |
| 监管机构 | SSM + MAICSA / MIA | LHDN + MIA / MICPA |
| 是否法律强制 | 是（CA 2016 第 235 条） | 审计：视营业额门槛；税务：强制注册 |
| 与谁打交道 | SSM（公司委员会） | LHDN（税务局）、银行、审计局 |
| 可以兼任吗？ | 有条件（见下方注意事项） | 通常是独立个人或公司 |
实际操作建议： 很多规模较小的 Sdn Bhd 会选择同一家会计师事务所同时提供公司秘书 + 记账 + 税务服务，这样方便协调，但要确认该事务所确实持有 CoSec 执照。
公司秘书费用参考（2026年）
公司秘书服务费因服务范围、公司规模及所在地区（吉隆坡、槟城、新山等）而有所差异。以下为 2026 年马来西亚市场的参考区间：
| 服务套餐 | 通常包含内容 | 费用参考（年费） |
|---|---|---|
| 基础合规套餐 | SSM 年报提交、基础法定文件保管、AGM 记录 | 从 RM 1,200 起 |
| 标准套餐 | 以上全部 + 董事会会议记录、注册地址服务 | RM 1,800 – RM 3,000 |
| 完整套餐 | 以上全部 + 股权变更处理、董事变更申报、无限次文件签署 | RM 3,000 – RM 5,000+ |
| 额外单项费用 | 股份转让（每次）、特别股东决议、公司名称变更等 | RM 200 – RM 800/次 |
| 注册地址服务 | 将公司秘书地址作为 Sdn Bhd 注册地址 | 从 RM 500/年起 |
重要提示：以上为参考区间，不作为固定报价。实际费用须向公司秘书行索取正式报价。选择时除考虑价格外，更要考虑响应速度和专业度——一家报价便宜但处理文件拖沓的 CoSec 事务所，可能让你的公司因逾期申报而被 SSM 罚款，得不偿失。
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如何验证公司秘书是否持牌？
在委任公司秘书之前，花 5 分钟做这个核查——这可以保护你免于聘请无牌人士的法律风险。
方法一：通过 SSM 官网查询
- 前往 SSM 官方网站（ssm.com.my）
- 找到"Company Secretary"或"Cosec"查询功能
- 输入拟委任人士的姓名或 IC 号码
- 系统会显示其注册状态及执照有效期
方法二：通过 MAICSA 网站核实
- 访问 MAICSA 官方网站（maicsa.org.my）
- 在会员查询页面输入对方姓名
- 确认其为现任有效会员（Active Member）
方法三：直接索取证件
向对方索取其 SSM 公司秘书注册证（Certificate of Registration as Company Secretary）及 MAICSA/MIA 会员证复印件。专业的 CoSec 事务所通常主动提供这些文件。
三个警示信号——若出现以下情况，立即换人：
- 拒绝提供执照编号或会员编号
- SSM 查询显示"Not Registered"或执照已过期
- 以"我是律师/会计师，所以可以做"为由推脱资质查询
没有公司秘书——CA 2016 的法律后果
很多创业者低估了这个要求。这是 2016 年《公司法》明文规定的硬性义务，不是"建议事项"。
违反第 235 条（未委任持牌公司秘书）的法律后果：
- 公司本身可被 SSM 罚款，首次违规最高 RM 50,000
- 每名失责董事同样面临个人罚款，最高 RM 50,000
- 若违规状态持续，可能被列为每日持续性罚款对象
- 缺乏公司秘书导致 SSM 年报无法提交，触发年报逾期罚款（RM 50 – RM 10,000 不等）
- 公司可能被 SSM 列入不合规名单，影响未来政府投标、银行贷款及商业信誉
更大的风险在于连锁效应。公司秘书的缺位，意味着法定文件无人处理、年报无人提交、会议记录无人保存——每一个环节的失误都可能在日后审计或法律纠纷中变成致命弱点。
何时需要更换公司秘书？
以下情况是考虑更换公司秘书的明确信号：
- 多次逾期提交 SSM 年报，导致公司被罚款
- 文件请求响应超过 7 个工作日，影响业务运作
- 无法提供会议记录、决议书等基础法定文件
- 执照到期未更新，或 SSM 查询显示"Not Active"
- 公司秘书停业、移民或退休，未指定继承人
更换流程（简版）：
- 新任公司秘书确认接受委任
- 通过正式董事会决议解除现任公司秘书委任
- 书面通知现任公司秘书解任，索回所有法定文件
- 在 14 天内通过 MyCOID 门户向 SSM 申报变更
更换公司秘书时，务必先确保所有法定文件已移交给新任公司秘书，避免文件在两者之间"悬空"。
挑选公司秘书的 5 个实用建议
吉隆坡、槟城、新山均有数以百计的公司秘书事务所，质量参差不齐。以下 5 点帮助你筛选：
- 先查执照，再谈价格。 任何公司秘书的第一个问题是：你在 SSM 的注册号码是多少？有执照的人不介意你查。
- 考虑中文沟通能力。 若你主要用中文处理业务，选择能流利沟通中文的 CoSec 事务所可减少大量误解和延误。
- 问清楚年费涵盖哪些服务。 许多便宜的套餐不含额外申报（如董事变更、股权转让），实际年费可能远超报价。要求书面列明清单。
- 测试响应速度。 在签约前发一封问询邮件或 WhatsApp 消息。若 48 小时内无回复，这就是日常服务效率的真实预告。
- 同城优先，但不必局限。 大部分 CoSec 工作可远程完成，文件签署可通过快递处理。不必只局限于公司注册地附近。
公司秘书常见任务时间表
以下是每家 Sdn Bhd 公司秘书须遵守的主要法定时间节点：
| 时间节点 | 事项 | 备注 |
|---|---|---|
| 注册后 30 天内 | 委任持牌公司秘书 | 强制性，逾期可被罚款 |
| 成立周年日后 30 天内 | 提交 SSM 年度报告（Annual Return） | 每年均须提交，不可免除 |
| 14 天内 | 申报董事委任 / 离任变更 | 每次董事变动均须申报 |
| 14 天内 | 申报注册地址变更 | 地址变动须及时通知 SSM |
| AGM 后 30 天内 | 向 SSM 提交年报及财务报表 | 公司须在财政年度结束后 6 个月内召开 AGM |
| 随时 | 保管与更新法定文件册 | 股东名册、董事名册、会议记录册须随时可供查阅 |
注册 Sdn Bhd 的后续合规流程，包括 LHDN 税务注册及 MyInvois 电子发票要求，可参阅我们的马来西亚 Sdn Bhd 注册中文完整指南，了解成立后的全面合规清单。
常见问题解答
马来西亚公司秘书必须是持牌人士吗？
是的。2016年《公司法》第235条明确规定，每家私人有限公司（Sdn Bhd）必须委任至少一名在 SSM 注册的持牌公司秘书（MAICSA 或 MIA 认可成员）。普通会计师或律师若未获认可，不符合资格。
Sdn Bhd 成立后多久须委任公司秘书？
须在公司注册成立后 30 天内委任。逾期属违法，公司及每名失责董事均可被 SSM 罚款最高 RM 50,000。
公司秘书年费大约是多少？
基础合规套餐从 RM 1,200/年起；包含完整服务（股权变更、董事申报等）的套餐通常在 RM 3,000–RM 5,000+/年。具体须向各事务所索取报价。
如何验证公司秘书是否合格持牌？
可在 SSM 官网（ssm.com.my）查询其注册状态，或在 MAICSA 网站（maicsa.org.my）核实其会员资格。建议在委任前索取其 SSM 注册证复印件。
公司秘书和会计师有什么区别？
公司秘书负责 SSM 合规事务（年报、会议记录、董事变更申报等）；会计师负责财务账目、审计及 LHDN 税务申报。两者均为 Sdn Bhd 所需，职责不重叠，通常是不同的人或公司。
公司秘书可以兼任董事吗？
有条件。若公司只有一名董事，该董事不能同时担任公司秘书。若有两名或以上董事，在持牌条件满足的情况下，其中一名可兼任。
没有公司秘书会被罚款吗？
会。2016年《公司法》第235条规定，未委任持牌公司秘书，公司及每名失责董事均可被罚款，首次违规最高 RM 50,000，持续违规另有每日罚款。
可以自行更换公司秘书吗？
可以。须经董事会决议解除现任委任，书面通知解任，然后在 14 天内通过 MyCOID 向 SSM 申报变更。建议先确认新任公司秘书已就位再解除现任，避免出现违规空档期。
下一步：为你的 Sdn Bhd 委任合适的公司秘书
公司秘书不是可有可无的"杂项支出"——它是你的 Sdn Bhd 保持 SSM 合规的核心基础设施。
若你刚刚注册 Sdn Bhd，时钟已经开始倒数。从注册日起 30 天内委任公司秘书，是你首要待办事项中排名第一的合规任务。
关于 Sdn Bhd 注册后的其他合规事项（LHDN 税务注册、MyInvois 电子发票要求等），可参阅我们的Sdn Bhd 注册中文完整指南及马来西亚电子发票中文指南。两篇指南涵盖你成立公司后最常遇到的合规问题，中文逐步讲解，清楚实用。
我们为吉隆坡、槟城、新山及雪隆一带的华人 Sdn Bhd 创办人，匹配持牌、响应快、中文流利的公司秘书合作伙伴。无废话，直接对接。