Setiausaha Syarikat Malaysia 2026 — Tugas, Kos dan Cara Pilih untuk Sdn Bhd

Soal setiausaha syarikat, ramai pemilik Sdn Bhd tahu ia wajib. Yang mereka tidak tahu: apa yang cosec sebenarnya buat setiap tahun, berapa yang patut dibayar, dan bagaimana nak pastikan seseorang itu betul-betul berlesen sebelum lantik.

Panduan ini jawab semua itu. Sama ada anda baru mendaftar Sdn Bhd di Kuala Lumpur atau Johor Bahru, atau sudah lama beroperasi dan rasa cosec semasa tidak memberikan nilai yang cukup, baca ini dulu sebelum buat keputusan.

Keperluan Undang-Undang: Seksyen 236 Akta Syarikat 2016

Pelantikan setiausaha syarikat bukan pilihan. Ia mandatori di bawah undang-undang Malaysia.

Seksyen 236 Akta Syarikat 2016 menetapkan bahawa setiap syarikat yang diperbadankan di Malaysia mesti mempunyai setiausaha syarikat yang berdaftar setiap masa. Ini bermakna:

• Tempoh pelantikan: 30 hari dari tarikh sijil pemerbadanan diterima, bukan dari tarikh anda mula beroperasi
• Warganegara atau pemastautin tetap Malaysia: cosec mesti bermastautin di Malaysia
• Berdaftar dengan SSM: mesti memegang nombor pendaftaran SSM yang sah sebagai setiausaha syarikat berlesen
• Keahlian badan profesional diiktiraf: MAICSA, MIA, atau MACS (terperinci di bawah)
• Bebas dari syarat larangan CA 2016: tidak muflis, tiada sabitan kesalahan berkaitan

Satu perkara yang ramai terlepas pandang: pengarah tunggal tidak boleh merangkap sebagai setiausaha syarikat mereka sendiri (Seksyen 235 CA 2016). Jika syarikat ada dua pengarah atau lebih, salah seorang boleh menjadi cosec, tetapi mereka tetap mesti memenuhi semua syarat kelayakan di atas.

Jika anda baru selesai mendaftarkan Sdn Bhd dan perlukan senarai semak lengkap pasca-pendaftaran termasuk langkah pelantikan cosec, rujuk panduan cara mendaftar Sdn Bhd kami.

Tugas Berkanun Setiausaha Syarikat Sepanjang Tahun

Cosec bukan sekadar tukang cop borang SSM. Mereka adalah penjaga pematuhan berkanun syarikat anda. Jika mereka tidak uruskan filing dalam masa, pengarah yang kena denda, bukan cosec.

Tugas Berkanun	Kekerapan	Nota Penting
Fail Penyata Tahunan (Annual Return) kepada SSM	Setiap tahun, dalam 30 hari dari ulang tahun pemerbadanan	Melalui portal MyCoID; denda sehingga RM50,000 jika lewat
Kelola Mesyuarat Agung Tahunan (AGM)	Setiap tahun	Sdn Bhd dengan seorang pemegang saham sahaja boleh gantikan AGM dengan resolusi bertulis
Sediakan dan simpan Minit Mesyuarat	Setiap mesyuarat lembaga dan AGM	Mesti disimpan 7 tahun di alamat berdaftar atau pejabat cosec
Selenggara Rekod Berkanun syarikat	Berterusan, dikemaskini setiap kali ada perubahan	Daftar pengarah, pemegang saham, cagaran; mesti terkini setiap masa
Failkan perubahan kepada SSM (pengarah, alamat, modal saham)	Mengikut keperluan, dalam 14 hingga 30 hari dari perubahan	Setiap jenis perubahan ada borang SSM tertentu yang cosec uruskan
Uruskan pemindahan saham dan sijil saham	Apabila berlaku	Termasuk semak sekatan pemindahan dalam perlembagaan syarikat
Simpan Daftar Pemilik Benefisial (Beneficial Owner Register)	Berterusan, dikemaskini dalam 14 hari dari perubahan	Keperluan AMLATFA 2001, berkuat kuasa sejak 2020; ramai syarikat masih tidak patuh sepenuhnya

Cosec yang baik akan beri peringatan awal sebelum tarikh akhir, bukan tunggu anda hubungi mereka. Itu beza antara perkhidmatan biasa dan yang betul-betul berbaloi.

Kos Setiausaha Syarikat Malaysia 2026

Kos berbeza mengikut jenis penyedia, saiz syarikat, dan skop perkhidmatan. Ini julat sebenar di pasaran Malaysia semasa:

Jenis Penyedia	Kos Tahunan (Anggaran)	Apa yang Biasanya Termasuk	Paling Sesuai Untuk
Firma cosec besar (bergabung dengan firma akauntan)	RM900 hingga RM2,000+	Penyata Tahunan, Minit AGM, Rekod Berkanun, alamat berdaftar, notis SSM bulanan, sokongan korporat penuh	Syarikat dengan aktiviti korporat tinggi, ada pemegang saham asing, atau rancang dapatkan pelabur
Firma cosec bebas (saiz sederhana)	RM500 hingga RM1,200	Penyata Tahunan, Minit AGM, Rekod Berkanun, bantuan perubahan asas	Sdn Bhd aktif dengan operasi biasa; pilihan seimbang antara kos dan kualiti
Cosec individu berlesen	RM350 hingga RM800	Penyata Tahunan SSM, Minit AGM, Rekod Berkanun asas	Sdn Bhd kecil dengan struktur mudah, satu atau dua pengarah sahaja
Pakej syarikat baru (tahun pertama)	RM300 hingga RM600	Penyata Tahunan pertama dan alamat berdaftar; skop terhad	Sdn Bhd baharu yang belum ada operasi penuh, perlukan pematuhan asas dahulu

Yang tidak termasuk dalam pakej asas: Kerja korporat khas seperti penstrukturan semula saham, pengambilalihan syarikat, atau resolusi yang memerlukan kelulusan khas biasanya dikenakan bayaran tambahan. Tanya dengan jelas sebelum tanda kontrak.

Untuk perbandingan lebih mendalam antara penyedia cosec di Malaysia, termasuk cara menilai rekod pematuhan dan sebab harga murah tidak semestinya pilihan terbaik, rujuk panduan Company Secretary Malaysia kami.

Cara Sahkan Lesen Setiausaha Syarikat Sebelum Lantik

Setiausaha syarikat yang tidak berlesen mendedahkan syarikat anda kepada risiko besar: filing yang tidak sah, rekod tidak diiktiraf SSM, dan pengarah yang menanggung akibatnya. Sahkan kelayakan mereka melalui tiga cara ini sebelum tanda sebarang kontrak.

1. Semak pendaftaran SSM secara langsung

Portal MyCoID SSM membolehkan semakan nama atau nombor IC individu untuk mengesahkan status pendaftaran mereka sebagai setiausaha syarikat berlesen. Jika nama mereka tidak muncul atau status tidak aktif, tolak terus.

2. Sahkan keahlian badan profesional yang diiktiraf

Malaysia mempunyai tiga badan profesional yang diiktiraf SSM untuk setiausaha syarikat:

• MAICSA (Malaysian Institute of Chartered Secretaries and Administrators): badan paling khusus untuk corporate secretaries; ini kelayakan yang paling relevan di Malaysia
• MIA (Malaysian Institute of Accountants): akauntan berlesen MIA yang memenuhi syarat juga boleh bertindak sebagai cosec
• MACS (Malaysian Association of Company Secretaries): badan profesional ketiga yang diiktiraf SSM

Minta nombor keahlian mereka dan sahkan terus di laman web badan berkenaan. Ini ambil masa 2 minit, dan banyak pemilik Sdn Bhd di Shah Alam dan kawasan lain yang tidak pernah buat semakan ini menyesal kemudian.

3. Tanya tentang sistem pengurusan tarikh akhir mereka

Cosec yang baik ada sistem automatik untuk jejaki tarikh akhir filing SSM setiap klien. Tanya mereka: "Bagaimana anda pastikan Penyata Tahunan saya tidak lewat?" Jika jawapannya tidak jelas atau bergantung pada anda untuk ingatkan mereka, itu tanda amaran.

In-House, Firma Cosec, atau Cosec Individu: Buat Pilihan Yang Betul

Kriteria	Cosec In-House	Firma Cosec Profesional	Cosec Individu Berlesen
Kos tahunan (anggaran)	RM36,000+ (gaji + KWSP + SOCSO)	RM600 hingga RM2,000+	RM350 hingga RM900
Konsistensi pematuhan SSM	Bergantung pada kemahiran dan pengalaman kakitangan	Tinggi; ada sistem semakan dalaman dan pasukan sandaran	Sederhana hingga tinggi; bergantung pada individu
Ketersediaan	Penuh masa, ada di pejabat	Mengikut terma retainer; biasanya maklum balas 1 hingga 2 hari bekerja	Mungkin urus ramai klien serentak; semak beban kerja mereka
Risiko utama	Mahal; perlu latihan berterusan; isu penggantian bila berhenti	Kualiti berbeza antara firma; perlu semak rekod pematuhan klien lain	Jika cosec jatuh sakit atau berhenti, filing boleh terjejas tanpa sandaran
Sesuai untuk	Syarikat besar dengan aktiviti korporat harian yang tinggi	Sdn Bhd aktif yang perlu pematuhan konsisten dan kepakaran pelbagai	Sdn Bhd kecil atau syarikat baru yang mahu kos rendah dengan pematuhan asas

Untuk kebanyakan Sdn Bhd SME di Malaysia, firma cosec profesional atau cosec individu berlesen adalah pilihan paling praktikal dari segi kos dan pematuhan. Cosec in-house hanya berbaloi apabila syarikat sudah cukup besar, biasanya lebih 50 orang pekerja atau ada aktiviti korporat harian yang kompleks.

Bila dan Bagaimana Tukar Setiausaha Syarikat Secara Sah

Ada sebab sah untuk tukar cosec. Yang penting, ada cara betul untuk buat tanpa menjejaskan rekod pematuhan SSM syarikat anda.

Tanda-tanda anda perlu pertimbangkan pertukaran:

• Penyata Tahunan SSM lewat difailkan lebih dari sekali dalam dua tahun tanpa sebab yang munasabah
• Cosec mengambil lebih dua hari bekerja untuk balas pertanyaan mudah
• Rekod Berkanun tidak dikemaskini selepas perubahan pengarah atau saham yang anda lakukan
• Anda terima notis dari SSM tentang keingkaran yang cosec sepatutnya uruskan
• Bayaran dinaikkan tanpa pemberitahuan awal atau penerangan yang jelas

Prosedur pertukaran cosec yang betul (ikut susunan ini):

1. Lantik cosec baharu dahulu: Dapatkan surat penerimaan bertulis dari cosec baharu sebelum tamatkan cosec lama. Syarikat tidak boleh beroperasi tanpa cosec walaupun sehari.
2. Lembaga pengarah luluskan resolusi rasmi: Resolusi melantik cosec baharu dan menamatkan perkhidmatan cosec lama.
3. Failkan notis pertukaran kepada SSM: Cosec baharu uruskan ini melalui portal MyCoID dalam tempoh yang ditetapkan oleh CA 2016.
4. Pastikan semua rekod dipulangkan: Cosec lama mesti pulangkan dokumen berkanun, daftar, minit mesyuarat, sijil saham, dan cap mohor syarikat kepada syarikat atau cosec baharu.

Cosec baharu yang berpengalaman biasanya akan uruskan keseluruhan proses peralihan ini untuk anda. Untuk memahami kewajipan Penyata Tahunan yang cosec anda bertanggungjawab uruskan setiap tahun, rujuk panduan SSM Annual Return kami.

Apa Berlaku Jika Sdn Bhd Tiada Setiausaha Syarikat

Ini bukan kes "nanti dulu." Akibat tidak mempunyai cosec berlesen adalah nyata dan bertambah teruk setiap hari dibiarkan:

• Denda SSM kepada syarikat dan pengarah: Kesalahan di bawah CA 2016 yang boleh menjejaskan rekod peribadi pengarah
• Filing tergantung dan penalti terkumpul: Penyata Tahunan tidak boleh difailkan tanpa cosec berlesen, menyebabkan denda terkumpul setiap tahun
• Strike-off oleh SSM: Syarikat yang keingkaran berterusan melebihi tiga tahun boleh dibubarkan secara paksa oleh SSM di bawah Seksyen 549 CA 2016
• Masalah semasa due diligence: Pelabur atau pembeli syarikat akan semak rekod pematuhan cosec; jurang dalam rekod ini menjejaskan kepercayaan dan nilai syarikat anda
• Transaksi korporat terjejas: Beberapa bank dan pihak berkontrak memerlukan bukti pematuhan cosec aktif untuk transaksi tertentu

Jika syarikat anda sudah dalam situasi ini kerana cosec lama sudah berhenti atau tidak dapat dihubungi, lantik cosec baharu segera. Lebih awal diselesaikan, lebih rendah denda terkumpul yang perlu ditangani.

Soalan Lazim: Setiausaha Syarikat Malaysia